Modification de la carte médicale : comment organiser en conséquence le service d’état civil ?

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Le redécoupage de la carte médicale a des effets non négligeables sur les services d’état civil. En fermant, regroupant, et déménageant des hôpitaux, les services d’état civil voient leur activité être remaniée profondément. Changement brutal du rythme de l’activité, infrastructures à mettre en place, informations et bonnes pratiques à acquérir : ces facteurs clés de succès de l’activité des services d’état civil en pleine mutation sont autant de défis.

La grande nouveauté dans les cas de transferts porte essentiellement sur la gestion des naissances. En effet, sauf cas particuliers, les naissances ont lieu dans des maternités. L’installation de celles-ci dans une commune laisse cette dernière seule responsable des déclarations de naissance. Aux fonctionnaires de s’organiser pour prendre en charge l’accueil et le service d’état civil, tout en assurant les autres compétences de la mairie, notamment les élections qui s’annoncent en 2014. Or, la situation peut s’avérer très tendue, comme le montre l’exemple de la commune de Jossigny dans le grand Est parisien qui accueille depuis peu l’hôpital de Marne-la-Vallée, soit 3 000 naissances… dans une ville de 630 habitants. Les services municipaux sont évidemment sous-dimensionnés pour une telle tâche. Néanmoins, les pratiques existantes montrent que des solutions pérennes existent.

Le recours à des logiciels spécialisés peut permettre d’améliorer et d’accélérer le traitement des dossiers, comme c’est le cas dans la commune de Châteaubernard (voir l’entretien ci-dessous, accordé par le service d’état civil). La nature du besoin et les coûts envisagés pour un tel logiciel doivent être définis en amont, lors d’une concertation entre les élus, ordonnateurs de la dépense publique, et les agents des services d’état civil, utilisateurs finaux. Une telle définition peut permettre d’envisager de passer un marché public sans publicité ni mise en concurrence, mais en s’assurant d’une bonne gestion des deniers publics, si le montant du besoin est inférieur à 15 000 euros hors taxes.

L’autre solution est l’embauche d’un agent. Elle peut s’opérer soit par concours, pour recruter un agent titulaire, soit par la voie directe (offre d’emploi, puis entretien) en vue de recruter un agent non titulaire. Le recrutement par concours est la voie la plus lourde : il est désormais obligatoire, pour les communes de moins de 350 agents, de s’adresser au centre de gestion compétent pour lui faire part d’un besoin en personnel. Cet organisme se chargera d’inclure ce besoin dans ses offres de concours et aidera la commune à élaborer une fiche de poste. La loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale prévoit des conditions limitatives pour recruter un agent contractuel. Ses articles 3 et suivants prévoient ainsi qu’un tel recrutement est possible notamment pour faire face à un besoin lié à un accroissement temporaire ou saisonnier d’activité. La durée maximale d’un tel recrutement varie d’un an à six mois cumulés, selon qu’il s’agisse d’un accroissement temporaire ou saisonnier. Des agents non titulaires peuvent également être recrutés de manière permanente à temps non complet (moins de 50 % d’un temps complet) dans les communes de moins de 1 000 habitants, selon l’article 3-3 de la loi. Ces dispositions semblent être les plus à même de s’adapter à la situation.

Toutes ces mesures ont malgré tout un coût important pour la commune. Pour peu que celle-ci ait un faible nombre d’habitants, les leviers à sa disposition, tant fiscaux que sur le plan des dotations étatiques, sont faibles. L’appartenance à un établissement public de coopération intercommunale (EPCI) peut être une solution. Il est en effet prévu à l’article L. 1609 nonies C-VI du Code général des impôts une dotation communautaire de solidarité, qui permet à l’EPCI à fiscalité propre de reverser une partie de ses ressources à la commune en question. L’assemblée délibérante de l’EPCI détermine librement, à la majorité des deux-tiers, le montant de cette dotation. Dans la mesure où un hôpital, et en particulier une maternité, joue sur l’attractivité non seulement d’une commune mais plus globalement de toute une zone autour d’elle, il paraît justifié que les surcoûts de cette installation soient mutualisés.

L’autre solution est de répartir la charge de travail sur différentes communes. À cet égard, de nouveau, le transfert de la maternité de Cognac à Châteaubernard est un exemple à suivre. Alors que le service de déclaration de naissance échoit aux services communaux de Châteaubernard, le temps de travail gagné par le service population de la ville de Cognac peut être affecté à des missions souffrant jusqu’alors de moyens insuffisants. Surtout, cette nouvelle répartition des tâches permettra de renforcer le pôle de dotation des titres sécurisés, et préparer une nouvelle mission, celle de la délivrance des cartes d’identité électroniques. Or, la commune de Cognac est la seule sur le territoire intercommunal à être chargée de cette mission.

Les discussions actuellement en cours au Parlement sur les expérimentations des maisons de naissance n’évoquent jamais la question des conséquences sur les services d’état civil de telles créations, en particulier si ces lieux de naissance se trouvent dans une autre commune que la maternité, comme c’est le cas en Allemagne et en Belgique. Cependant, de telles expérimentations pourraient permettre de répartir la charge de travail relative aux déclarations de naissance entre plusieurs communes qui dépendent du même hôpital.

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