Recherche avancée

La numérisation des actes d’état civil : une conservation vivante des données

Actes et mentions
Publié le 4 avril 2016 - Mis à jour le 5 juillet 2016
Focus
Les registres d’état civil, qu’il s’agisse de ceux détenus par les services d’état civil ou par les directions des archives, sont manipulés et leur conservation est un enjeu. De ce point de vue, la numérisation des registres est une aubaine technique qui répond parfaitement à cet impératif. Outre cette nécessité de conservation, la numérisation répond également à deux autres objectifs distincts. D’une part, les services de l’état civil voient dans cette démarche la possibilité d’améliorer le service rendu aux usagers en facilitant la délivrance des actes, améliorant par la même occasion les conditions de travail par la réduction de la manipulation de registres souvent lourds et encombrants. D’autre part, pour les services des archives départementales ou communales, c’est un moyen de permettre un accès facilité aux registres paroissiaux et d’état civil.
Il convient ainsi de distinguer les finalités de la numérisation des registres pour mieux appréhender le cadre réglementaire et définir les moyens à mettre en œuvre (1) et de mesurer ensuite les limites et les contraintes qui s’imposent à cet exercice nécessaire et délicat de conservation des données et de délivrance des actes (2).
1. Une réglementation et des moyens à géométrie variable
 
En plus de leur préservation, la numérisation des registres par les services de l’état civil permet une délivrance des actes plus rapide. En effet, les communes dotées d’un logiciel d’état civil, intègrent les images dans ce dernier, ce qui permet une édition immédiate de l’acte. De plus, pour des communes dotées d’un état civil important, qui génère de nombreuses demandes d’actes, la numérisation améliore considérablement les conditions de travail des officiers de l’état civil qui n’ont plus à porter le poids de ces précieux ouvrages pour en faire des copies.
 
Pour les services de l’état civil, la réglementation n’a pas prévu de conditions particulière, seule une déclaration à la CNIL est nécessaire lors du déploiement du logiciel d’état civil. En effet, les données relatives à l’état civil numérisé sont soumises aux mêmes règles de délivrance que les actes papiers.
 
La numérisation des registres par les directions des archives départementales ou communales vise un tout autre objectif. En effet, celles-ci développent la numérisation des registres paroissiaux et d’état civil aux fins de conservation mais aussi d’accès décuplé aux documents. Elles sont soumises à une réglementation attentive à la mise en ligne des actes. En effet, le respect de la vie privée est un enjeu majeur. La CNIL a prévu dans l’article 4 de sa délibération n° 2012-113 du 12 avril 2012 portant autorisation unique de traitements de données à caractère personnel contenues dans des informations publiques aux fins de communication et de publication par les services d’archives publiques (décision d’autorisation unique AU-029) que les actes de naissances puissent être publiés sur internet, 75 ans à compter de la date de clôture des registres, sous réserve que les mentions marginales aient été occultées. Ces dernières ne pourront être accessibles que dans 100 ans, à compter de la date de clôture des registres. Les actes de mariages et de décès peuvent, quant à eux, être publiés respectivement dès 75 ans et 25 ans à compter de la clôture des registres sans que les mentions marginales n’aient à être occultées.
 
La numérisation peut prendre différentes formes : elle peut aller d’une complète internalisation à une complète externalisation. Ainsi de nombreuses options s’offrent aux collectivités. D’un côté, des sociétés spécialistes de la numérisation des actes d’état civil sont apparues et sont en mesure de numériser des registres qui parfois sont complexes avec, par exemple, des actes présentant de nombreuses mentions en marge qui sont difficiles à identifier. De l’autre côté, il existe une numérisation faite par les collectivités elles-mêmes, qui numérisent au fil de l’eau et intègrent les données dans leur logiciel ou dans leur base de données.
 
Les archives ont souvent un fond documentaire conservé en microfilms, aussi les campagnes de numérisation se font-elles en général sur la base de ces supports. Les services départementaux d’archives disposent des registres des greffes des tribunaux de grande instance territorialement compétents. Ces derniers versent leurs archives à l’expiration d’un délai minimum de 75 ans. Il est toujours préférable, lorsque cela est possible, qu’ils doublent leur fond documentaire avec les registres communaux car la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d’ordre social a supprimé, à compter du 1er janvier 1989, l’obligation d’apposer les mentions sur le second original des registres d’état civil conservés par les greffes des tribunaux de grande instance. Ce sont donc des actes incomplets qui risquent d’être mis en ligne, ce qui va à l’encontre des articles 6 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée qui disposent que les données personnelles doivent être « exactes, complètes et mises à jour ».
 
Enfin, cette numérisation peut également être effectuée par les archives communales lorsqu’elles disposent des registres.
 
2. Une mise en œuvre et un déploiement exigeants
 
Quel que soit le choix opéré, la numération des registres d’état civil représente un coût important pour les collectivités. Ce sont des projets au long court qui correspondent rarement aux temps politiques ou budgétaires, sans compter qu’il est quasiment impossible de faire se rejoindre les deux besoins. En effet, la numérisation des registres à destination des archives est rarement en phase avec les exigences et les contraintes techniques imposées par les éditeurs de logiciels d’état civil. Ainsi, même lorsque le service des archives est communal, les campagnes de numérisation ne peuvent être mutualisées. Lorsqu’il s’agit d’archives départementales, le projet se complexifie encore plus car elles peuvent être en possession ou non des registres communaux qui peuvent avoir déjà été numérisés ou pas. Ainsi, un travail important doit être engagé avec ces communes afin que les documents d'état civil puissent être prêtés pour la numérisation ou qu'une copie soit remise aux archives départementales en cas de numérisation préexistante, sous réserve que les formats informatiques correspondent.
 
Concernant les services d’état civil, il convient aussi de prendre en compte le coût de la formation des officiers de l’état civil en charge de la délivrance des actes, qui en plus des données présentes dans le logiciel, doivent traiter des images. Une formation est donc à prévoir et ce sont de nouvelles modalités de travail qui sont à envisager.
Outre les difficultés de mise en œuvre de la numérisation, la sécurisation et la fiabilité des données fournies représentent des enjeux majeurs.
 
On devine aisément que la règle issue de l’autorisation unique de la CNIL, qui vise à préserver la vie privée et nécessite donc l’occultation des mentions, soit un frein réel à la numérisation des actes qui ont entre 75 et 100 ans. En effet, cela exige un suivi et une mise à jour régulière. Sans compter les risques d’erreur ou d’oublis qui incitent à attendre 100 ans avant de numériser. En plus du risque d’erreur, le coût est également à envisager car il y aurait nécessité de numériser une nouvelle fois, 25 ans plus tard, l’ensemble des actes avec leurs mentions.
 
Dans le même esprit, les données mises en ligne doivent être à jour. Cette actualisation, lorsque les actes sont numérisés et mis en libre accès, peut poser quelques difficultés. En effet, la temporalité entre l’apposition d’une mention sur un registre et la numérisation de la page dépend des moyens dont dispose la collectivité. Les logiciels d’état civil proposent des modules qui permettent l’apposition numérique des mentions, la mise à jour est donc concomitante avec celle du registre. En revanche, pour les services des archives, en règle générale, la mise à jour se fait sur le registre et ce dernier doit de nouveau être numérisé et mis en ligne. Le plus souvent externalisée, la numérisation se fait difficilement simultanément et il existe fréquemment un délai entre la mise à jour du registre et celle de l’acte en ligne.
 
Enfin, le stockage des données présente plusieurs freins, tout d’abord ceux liés à la sécurité, car nombreux sont les éditeurs qui proposent le stockage des données mais n’en garantissent pas le lieu. Puis le poids des données, leur chargement sur la base de données peut aussi alourdir les serveurs de la commune.
 
Ainsi, bien que la numérisation soit un procédé aujourd’hui maîtrisé, ses objectifs et le type de registres numérisés doivent faire l’objet d’une étude approfondie de la part des collectivités qui souhaitent y avoir recours. En effet, selon les finalités visées, les moyens techniques et réglementaires varient et les ressources à mettre en œuvre également afin de rendre ces projets pérennes et viables.
 

 

  • Rechercher dans cet article
Documents associés
Actualités associées