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Un dispositif de formation en perpétuelle évolution pour répondre aux changements constant du métier d’officier de l’état civil

Services d’état civil
Publié le 1er février 2016 - Mis à jour le 18 juillet 2016
Focus

L’évolution des modes de vie dans le domaine de la famille a nécessité une réelle évolution des textes réglementaires. Ces dix dernières années ont été riches puisque de nombreuses réglementations sont venues appuyer, modifier ou annuler les précédents textes en vigueur. La dévolution du nom de famille, l’instauration du mariage pour tous, le changement du modèle de livret de famille sont autant d’exemples qui ont nécessité une évolution très importante des missions, des connaissances et des compétences de l’officier d’état civil. C’est pourquoi, il est nécessaire d’effectuer, dans un premier temps, un rappel sur son rôle, pour ensuite déterminer les formations qui lui seront utiles au long de sa carrière.

1. Rôle d’un officier d’état civil
 
Selon l’article L. 2122-32 du Code général des collectivités territoriales, le maire et ses adjoints sont les seuls officiers d’état civil. Toutefois, l’article R. 2122-10 du même code laisse la possibilité au maire de déléguer à un ou plusieurs fonctionnaires titulaires de la commune certaines fonctions qu'il exerce en tant qu'officier de l'état civil.
 
1.1 La tenue des registres et la rédaction des actes
 
L’officier d’état civil est le garant de la confidentialité, de l’authenticité et de la conservation des actes. Il a pour principal rôle, la tenue des registres et la rédaction des actes de naissance, de reconnaissance, de mariage et de décès. Il assure également la mise à jour des actes en apposant les mentions et il délivre les actes aux personnes habilitées. Enfin, il constitue les dossiers de mariage et assure leur suivi avec l’organisation de l’audition et la publication des bans.
 
Il dispose pour cela d’un arsenal de textes juridiques tels que le Code civil, le décret du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes d’état civil ou encore l’Instruction générale relative à l’état civil (IGREC). Cette dernière reste la base réglementaire indispensable bien que, datant de 1999, elle ne soit pas à jour des dernières modifications. Toutefois, cette instruction est en cours de réactualisation et deux circulaires ont déjà été publiées : celle du 28 octobre 2011 relative aux règles particulières à divers actes de l’état civil relatifs à la naissance et à la filiation et celle du 6 avril 2012 concernant le tableau récapitulatif des formules de mentions apposées en marge des actes d’état civil.
 
1.2 Rôle d’accueil et de conseil
 
L’officier d’état civil a également pour mission d’accueillir et de renseigner les usagers dans le domaine de l’état civil tels que la filiation ou encore les changements de nom. Il est un interlocuteur privilégié et rassurant pour des usagers parfois noyés sous l’information réglementaire. Il se doit donc d’assurer une veille juridique assidue et d’adapter son travail en vue de renseigner les usagers sur les modifications actuelles et à venir.
 
Ainsi, le rôle et les missions d’un officier d’état civil sont en perpétuelle évolution. Il reste certes le garant des actes, mais il devient également et avant tout un conseiller auprès des usagers. C’est pourquoi, de nombreuses formations sont proposées pour former les nouveaux officiers d’état civil mais aussi les officiers d’état civil confirmés.
 
2. Des formations adaptées aux besoins de chaque officier d’état civil
 
2.1 Les formations proposées par les centres de formation
 
Des centres de formation proposent des formations sur le métier d’officier d’état civil. Les collectivités territoriales sont principalement en lien avec le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) qui propose des formations dans différents domaines dont l’état civil. Il existe également des centres de formation privés, dispensant des formations payantes. Chaque commune s’adressera alors aux centres de formation qui répondent à ses besoins et à son budget.
 
Des formations générales réglementaires
 
Ces centres proposent, généralement, deux socles de formation :
  • le premier, que l’on peut qualifier de réglementaire définissant le rôle, les responsabilités d’un officier d’état civil ainsi que les droits et obligations des fonctionnaires ;
  • le second, d’ordre plus spécifique et axé sur des thématiques telles que l’autorité parentale, la délivrance des actes, la filiation ou encore les adoptions.
Ainsi, en fonction de ses besoins, l’officier d’état civil pourra choisir une thématique sur laquelle il pourra approfondir ses connaissances.
 
Des formations complémentaires
 
Les formations réglementaires peuvent être complétées par des formations techniques dans le domaine de :
  • l’informatique : sur les logiciels de traitement de texte ou sur le logiciel état civil utilisé par la commune pour le dresser des actes ;
  • l’accueil du public : le cœur de métier des officiers d’état civil reste le contact avec les usagers. Ces types de formations peuvent donc aider l’officier d’état civil à gagner en expertise dans les conseils donnés aux usagers tout en respectant les obligations de neutralité et d’égalité imposées aux fonctionnaires territoriaux ;
  • la lecture et la compréhension des textes juridiques : les questions posées aux officiers d’état civil sont de plus en plus précises et la consultation et l’analyse des textes juridiques deviennent donc indispensables. Or, la recherche, la lecture et la compréhension d’un texte juridique demandent une certaine méthodologie, c’est pourquoi des formations dans ce domaine peuvent être utiles pour ce métier.
2.2 Les formations internes proposées par la collectivité
 
La commune peut mettre en place des formations internes dispensées par les responsables ou encore les officiers d’état civil eux-mêmes à destination des collègues. En effet, certains officiers d’état civil, que l’on peut qualifier de référents, peuvent avoir des connaissances précises dans un domaine mais le quotidien ne leur permet, peut-être pas, de transmettre les informations dans les meilleures conditions. C’est pourquoi, la mise en place de formations internes, qui sont également des temps d’échange, peuvent permettre un partage des connaissances et d’échange des pratiques.
 
Elles peuvent être intéressantes puisque la commune peut adapter les formations en fonction du besoin de ses officiers d’état civil. Elle peut, par exemple, mettre l’accent sur une thématique particulière suite à une nouvelle réglementation ou encore faire un rappel réglementaire sur un point particulier. Ces formations ont l’avantage d’être au plus près des besoins. À l’issue de ces formations internes, la commune peut mettre en place un programme de tutorat dans lequel l’officier d’état civil en poste peut, par exemple, compléter les formations par un suivi particulier de l’officier d’état civil débutant dans le métier.
 
Force est de constater que de nombreuses formations existent pour aider l’officier d’état civil à maîtriser son métier. La commune peut également jouer un rôle clé dans la formation de ses officiers d’état civil et créer un programme dynamique de formation en interne. Toutefois, malgré toutes ces formations et toutes les connaissances qu’il peut acquérir, l’officier d’état civil doit consulter le procureur de la République en cas de doute et lorsque la question posée ne relève pas de sa compétence, il se doit d’orienter l’usager vers les professionnels de droits tels que les avocats ou encore les notaires. En effet, l’officier d’état civil n’est pas qualifié pour répondre aux questions précises sur le régime matrimonial ou encore la succession par exemple.

 

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