Doit-on transmettre immédiatement les avis de mise à jour au greffe du tribunal de grande instance ?
L’Instruction générale relative à l’état civil indique que les greffes des tribunaux de grande instance restent destinataires des avis de mentions concernant les registres qu’ils détiennent malgré le fait qu’ils n’aient plus l’obligation de les tenir à jour depuis le 1er janvier 1989 conformément à l’article 75 de la loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d’ordre social.
Si l’on s’en tient aux termes employés dans la rubrique n° 259-3 de l’IGREC, ces avis doivent être expédiés par les officiers de l’état civil dès qu’ils ont mis à jour les registres qu’ils détiennent (« L’officier de l’état civil qui a procédé à l’apposition de la mention marginale sur le premier original des registres adressera aussitôt un avis de mention au greffier du tribunal de grande instance... »). Dans la réalité, et en concertation avec le greffe du tribunal, des envois groupés se font généralement chaque semaine ou chaque mois selon le nombre d’avis à expédier. Depuis le 30 juin 2009, ces avis ne sont plus conservés que durant 5 ans avant destruction contre 100 ans auparavant comme le prévoit la circulaire du 30 juin 2009 relative aux archives des juridictions de l’ordre judiciaire. Sources :
- IGREC, n° 259-3
- Loi n° 89-18 du 13 janvier 1989 portant diverses mesures d'ordre social, art. 75
- Circulaire du 30 juin 2009 relative aux archives des juridictions de l’ordre judiciaire