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Lorsque l'on reçoit des avis de mention à apposer sur des actes d'état civil de l'année en cours, les mentions sont alors apposées sur les deux registres. Est-il nécessaire d'envoyer ces avis de mention au greffe du tribunal de grande instance ?

Actes et mentions
1er février 2017
Forum des lecteurs

La pratique des mentions en marge des actes d’état civil permet leur mise à jour constante dès lors qu’un événement vient les modifier ou les compléter. Parfois ils sont même annulés partiellement ou entièrement. Les mentions peuvent également faire l’objet de rectifications ou d’annulation. Les actes avec mentions font foi à l’égard des tiers jusqu’à preuve de faux.

La tenue rigoureuse et régulière des mentions est donc la base de la fiabilité de l’état civil et l’apposition des mentions est une des tâches les plus importantes du rôle de l’officier d’état civil.

Après l’apposition des mentions, certaines formalités sont à accomplir dont l’une d’entre elles est la transmission d’un avis de mention ou de mise à jour au procureur de la République, service du greffe. En effet, chaque registre est tenu en double. Le second exemplaire étant destiné au greffe du tribunal de grande instance lorsque l’année est écoulée.

Mais lorsque la mention concerne un acte de l’année en cours, il n’est pas nécessaire d’envoyer la mise à jour au tribunal puisque les deux registres sont détenus par la mairie et l’officier de l’état civil les modifiera à l’identique.

Pour rappel, depuis 1989, seul le registre conservé en mairie est tenu à jour par les mentions marginales. L’exemplaire du greffe ne reçoit plus les mentions, l’obligation de mise à jour ayant été supprimée. Les greffes classent uniquement les avis de mise à jour par ordre chronologique. Ils disposent ainsi de tous les éléments pour le cas où une reconstitution des actes leur incomberait.

Par contre, la circulaire du 30 juin 2009 relative aux archives des juridictions judiciaires a abaissé le délai de conservation des avis de mise à jour détenus par les tribunaux de 100 ans à 5 ans.

La loi n° 2016-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle prévoit que les mairies qui disposent d’un traitement automatisé des données de l’état civil répondant aux caractéristiques techniques de sécurité et d’intégrité fixées par décret en Conseil d’État, sont dispensées de l’obligation d’établir un second exemplaire des actes de l’état civil. Les textes d’application sont en attente de parution.

Dans ce cas, ces mairies seront alors également dispensées de l’envoi d’avis de mise à jour au greffe pour les registres concernés.

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