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Pouvez-vous énumérer les documents que l’on doit déposer au TGI avec les registres d’état civil et ceux que l’on doit garder en mairie pour ne pas surcharger les archives du tribunal ?

Démarches et formalités administratives
30 novembre 2016
Forum des lecteurs

Les textes prévoient que les pièces remises à l’officier d’état civil qui ont permis de vérifier que les conditions exigées par les textes pour l’établissement des actes ont été observées, doivent demeurer annexées aux actes d’état civil. Le paraphe de ces pièces n’est pas nécessaire.

Les pièces concernant un même acte sont placées dans une chemise spéciale indiquant le numéro d’ordre de l’acte sur le registre, le nom de la personne concernée par l’acte, la date de l’acte et le nombre de documents.

Les pièces annexes aux actes d’état civil sont :

  • pour les actes de mariage : les pièces produites par les futurs époux ou établies par l’officier d’état civil, rassemblées dans le dossier de mariage jusqu’au jour de la célébration. L’ensemble de ces pièces ainsi réunies peut être agrafé ;
  • pour les reprises de vie commune : l’ensemble des pièces demandées ;
  • pour les actes de naissance : les déclarations parentales de choix de nom, la déclaration de désaccord sur le nom, les certificats de coutume relatifs à la dévolution du nom de famille étranger ainsi que les actes de notoriété établissant la filiation paternelle par possession d’état délivrés par le juge d’instance ;
  • pour les déclarations parentales de changement de nom : le consentement des enfants mineurs de plus de 13 ans ;
  • pour les jugements d’adoption plénière et les jugements déclaratifs de naissance transcrits : les expéditions de jugements et éventuellement les pièces jointes ;
  • pour les jugements déclaratifs de décès et de jugements déclaratifs d’absence du registre des décès : les expéditions des jugements.

Les dossiers de pièces annexes sont expédiés au greffe du tribunal de grande instance avec les registres correspondants de l’année écoulée, en principe dès le mois de janvier de l’année qui suit.

Toutefois, le délai pour cette expédition est difficilement respecté, les mairies devant, pour des raisons de fonctionnement évidentes, conserver un exemplaire dans leurs services, le temps de faire relier l’exemplaire destiné à rester en mairie.

Le dépôt au greffe du tribunal peut être effectué par l’officier d’état civil en personne ou par l’un de ses mandataires (un employé municipal). Il convient de prendre contact avec ce service pour s’assurer que l’accueil et la réception sont possibles au jour prévu.

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