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La lettre recommandée électronique peut être utilisée dans les téléservices

Démarches et formalités administratives
Publié le 1er décembre 2014 - Mis à jour le 8 juillet 2016
Événement

Les demandes à l’administration ont désormais un cadre légal pour être entièrement dématérialisées. L’ordonnance du 6 novembre 2014 relative au droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique réorganise le texte cadre de 2005 sur les téléservices, tout en permettant à l’administration et aux usagers d’utiliser les services de lettre recommandée électronique.

Depuis l’ordonnance de 2005, texte cadre pour l’organisation des services publics dématérialisés, les téléservices sont définis comme « tout système d'information permettant aux usagers de procéder par voie électronique à des démarches ou formalités administratives ». Cette définition très large est richement illustrée, en particulier par les téléservices offerts via la plateforme mon-service-public.fr : ils permettent aussi bien d’obtenir une copie ou un extrait d'acte d'état civil que de candidater spontanément à un poste d'expert international ou encore de déclarer un animal trouvé (chien, chat ou furet).
 
Séduisant sur le plan de la modernisation et la simplification du service public, le téléservice peut sembler difficile à mettre en place techniquement. Par exemple, pour le site mon-service-public.fr, les informations collectables sont définies très précisément par arrêté tout comme par l’ordonnance de 2005 qui impose un référentiel général d'interopérabilité fixant les règles techniques permettant d'assurer la communication entre systèmes d'information. Ce texte impose que le référentiel détermine les répertoires de données, les normes et les standards qui doivent être utilisés par les autorités administratives.
 
L’ordonnance du 6 novembre 2014 ne revient pas sur ces impératifs, mais rend plus lisible les règles applicables. La démarche à suivre pour mettre en place un téléservice ne change pas : respect des données personnelles et interopérabilité entre les différents systèmes d’informations priment. Le téléservice en lui-même doit être structuré en trois étapes.
 
En premier lieu, l’administration doit rendre transparent son téléservice : rendre accessibles les modalités d'utilisation, en particulier les modes de communication possibles. Cette étape est cruciale car elle seule permet d’imposer aux usagers d’utiliser ce service. À défaut, l’usager peut saisir l’administration par d’autres moyens, rendant plus difficile le suivi et le traitement des demandes.
 
Une fois cette étape réalisée, l’administration n'est régulièrement saisie par voie électronique que par l'usage du téléservice. Exceptionnellement, l’administration peut refuser de prendre en compte des demandes passées par le service électronique, lorsqu’elles ont un caractère abusif, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou lorsqu’elles sont susceptibles de porter atteinte à la sécurité de son système d'information.
 
Régulièrement saisie, l’administration doit alors traiter « la demande, la déclaration, le document ou l'information sans demander à l'usager la confirmation ou la répétition de son envoi sous une autre forme. » Si cette obligation existe depuis 2005, l’ordonnance de 2014 précise les règles pour les envois par lettre recommandée. L’administration peut désormais accepter que les demandes ou envois par lettre recommandée à sa destination soient expédiés par voie électronique à condition d’indiquer qui est l’expéditeur et d’établir un accusé de réception. Il ne s’agit que d’une faculté pour les administrations, ce qui s’explique essentiellement par les incertitudes techniques. Si les solutions de signature électronique (permettant d’assurer l’authenticité et l’intégrité d’un document) existent, elles ne sont pas répandues auprès du grand public.
 
Dans l’autre sens, le texte permet aux administrations d’adresser des lettres recommandées aux usagers par voie électronique. Pour se conformer à cette règle, l’usager doit avoir accepté l’utilisation de cet envoi sous forme électronique et le procédé technique d’envoi doit permettre de « désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si le document a été remis ou non au destinataire ». Ces trois obligations relèvent de trois dispositifs techniques distincts. La désignation de l’expéditeur tient à la signature électronique. La garantie du destinataire est assurée par le prestataire de l’envoi (le fournisseur de service). Enfin, la remise au destinataire est également une obligation portée sur le fournisseur du service d’acheminement.
 
Informatiquement comme juridiquement, la lettre recommandée électronique existait déjà mais le Code civil la cantonnait à la conclusion de contrats. L’administration fait un pas de plus vers la dématérialisation du service public en adoptant cette méthode.
 
Sources :

 

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