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Construire un cahier des charges en matière de reliure et de réfection des registres

Actes et mentions
Publié le 3 mars 2014 - Mis à jour le 12 août 2016
Focus
L’obligation de conserver les registres passe par la reliure des feuillets de l’année en registres puis par la restauration des registres anciens en fonction de leur degré d’utilisation et d’usure.
Chaque commune assume cette charge et se doit d’assurer cette prestation soit en interne, soit en l’externalisant en mettant en concurrence plusieurs relieurs. Dans les deux cas, plusieurs points doivent être pris en considération afin, d’une part, de préparer les conditions nécessaires à l’envoi des registres vers un relieur (1) et, d’autre part, d’avoir l’assurance que ces opérations seront faites dans les règles de l’art et n’engageront pas la pérennité des actes d’état civil (2).
1. Attentes générales
 
La confection et la réfection des registres de l’état civil constituent une obligation prescrite par l’Instruction générale relative à l’état civil du 11 mai 1999 (nos 50 à 53) et par les dispositions de l’arrêté du 24 septembre 1962 modifié. Le travail de reliure et de réparation doit, en outre, être accompli suivant les « prescriptions relatives à la reliure des livres, des périodiques, des publications en série et autres documents en papier à l’usage des archives et des bibliothèques », telles que définies dans la norme Afnor ISO 14416.
 
1.1. La détermination du besoin
 
En amont de toute recommandation technique, il convient de rappeler que les registres confiés au prestataire ne pourront quitter l’atelier de ce dernier sans l’autorisation du procureur de la République. Les informations liées à l’état civil étant des données régaliennes, les registres ne peuvent quitter le territoire français. Les seuls déplacements possibles sont donc de la mairie à l’atelier du prestataire et inversement. Les modalités de transport sont à surveiller afin de s’assurer que toutes les mesures nécessaires sont envisagées par le prestataire pour éviter tout risque de perte, vol ou dégradation. En outre, les données contenues dans les registres étant hautement confidentielles, le prestataire devra donc s’engager à ne pas communiquer, par quelque moyen que ce soit, les informations qui lui seraient confiées. Une liste des personnes travaillant dans l’atelier ou ayant accès aux documents confiés pourra par ailleurs être sollicitée par la mairie.
 
La détermination du délai de réalisation de la prestation a également tout son intérêt eu égard à l’importance des demandes de délivrance d’actes par la commune, ainsi que le nombre de mentions à apposer. Si la mairie n’a pas numérisé ses actes, il doit être indiqué que les actes contenus dans les registres confiés au prestataire peuvent faire l’objet d’une demande expresse de communication par la mairie ou une autorité judiciaire. Les actes devront donc être accessibles et/ou communicables dans un délai de 24 heures (jour ouvrable).
 
Un délai de garantie devra enfin être déterminé. On entend par le terme « garantie » l’obligation faite au prestataire de reprendre, à ses frais, l’ouvrage présentant une non-conformité. Celui-ci sera travaillé de nouveau afin de corriger l’imperfection notée par la mairie.
 
Les feuillets de l’année, en fonction de la taille de la commune et du nombre d’actes dressés par an, recevront une couverture définitive par type d’acte, par année, ou encore seront simplement brochés en un fascicule jusqu’à la reliure définitive. Les tables annuelles seront jointes aux feuillets de l’année.
 
Pour les registres plus anciens, il convient de procéder à un inventaire exhaustif de l’état des registres afin de déterminer, par degré de dégradation, une priorisation des départs en réfection. Un certain nombre de « trains » (lot de registres) sera alors programmé et pour chacun d’eux, un bordereau comprendra la description des registres, des prestations attendues et la date de retour imposée. Il doit également être prévu un recueil des mentions qui arriveront en mairie durant le temps nécessaire à la restauration afin de les apposer dès que possible au retour des registres.
 
1.2. Les prestations attendues
 
Elles devront répondre aux préoccupations suivantes : solidité, ouvrabilité à plat, respect de la demande, respect du document, propreté du travail, lisibilité du texte (titre). Ces points seront examinés minutieusement lors du retour des ouvrages à la mairie et il peut être indiqué dans le cahier des charges l’application de pénalités si l’état du document s’avère détérioré par rapport à son état initial lors du retrait. Afin d’assurer une traçabilité des opérations effectuées, un rapport de restauration peut être sollicité dans chaque registre ayant nécessité ce type de travaux afin d’indiquer les techniques et produits utilisés et de démontrer la réversibilité des opérations. Le cachet du relieur sera également apposé dans le coin supérieur du plat avant, ainsi que l’année d’exécution de la reliure.
 
2. Description des règles techniques
 
2.1. Règles générales
 
D’une manière générale, il est interdit de faire du grecquage, de surjeter, de massicoter les feuillets ou de couper les mentions marginales et les signatures apposées sur les actes, de réécrire sur des textes effacés par le temps, d’utiliser des bandes opaques qui viennent recouvrir les textes ou encore de thermo-doubler les feuillets.
Les matériaux, techniques et produits employés doivent présenter la meilleure compatibilité possible avec l’ouvrage et avec le principe du respect de son intégrité et de sa stabilité. Les traitements mis en œuvre doivent présenter le meilleur degré de réversibilité possible, afin de permettre leur éventuelle dépose ultérieure partielle ou complète sans nuire à l’intégrité du document.
 
Tout élément d’information (mentions, annotations, signatures…) sur le document sera conservé. Tout élément (y compris les papiers amovibles ou autocollants) déposé à l’occasion du traitement de l’ouvrage devra être remonté sur le support et l’emplacement d’origine.
 
Lors des opérations de couture, le bon ordre des feuillets devra impérativement être vérifié par le relieur. Les volumes seront constitués, de préférence, de cahiers constitués de 10 feuillets cousus (à la main, selon les recommandations) tout du long.
 
S’il existe des « papillons » (papiers amovibles comportant des mentions) au sein des registres, ils devront être traités pour enlever le scotch, puis maintenus avec de la colle d’amidon au même emplacement par un onglet constitué de papier japonais.
 
Les pages déchirées devront être réparées avec du papier japon (grammage à adapter en fonction du papier d’origine) et de la colle d’amidon.
 
2.2. Les matières premières utilisées
 
Les matériaux utilisés ne devront ni contenir, ni dégager dans l’avenir de substances susceptibles d’endommager les documents par eux-mêmes ou en combinaison avec d’autres matériaux ou avec l’environnement : ils doivent avoir un PH compris entre 7 et 10. Les papiers et cartons utilisés seront conformes aux normes Afnor ISO 534, 536, 1974 et 6588 (papier permanent).
 
Les toiles utilisées seront de fibres naturelles : lin et coton, à l’exclusion de tout matériau à fil régulier et tissage serré. Les toiles pour les gardes et pour l’endossure correspondront aux prescriptions de la norme ISO 14416. Le papier des gardes, charnières, fonds et doublages doit être de force appropriée : la résistance minimale à la déchirure doit être neutre, permanente et de 1120g/m2 (norme ISO 1974). Les rubans seront en coton ou en lin. Les fils de couture seront en coton, nylon, ou en coton avec une âme de polyester, et auront une résistance à la rupture de 15 N (norme ISO 2062).
 
Les colles utilisées ne contiendront pas de PVC et auront un PH supérieur ou égal à 7 (colle blanche pour l’apprêture du dos et de la couverture et colle d’amidon pour les feuillets). Toutes les colles utilisées doivent être réversibles.
 
La reliure comme la restauration de documents sont des métiers très éloignés des compétences habituelles d’une mairie. Aussi, lors de la rédaction d’un cahier des charges afin de mettre en concurrence plusieurs prestataires, est-il recommandé de se renseigner auprès des bibliothèques et archives présentes sur le territoire et de se référer aux normes en vigueur dans ce domaine. Il est crucial de bien déterminer les besoins et la qualité attendue, car une mauvaise technique peut définitivement engager l’avenir des registres d’état civil qui, rappelons-le, doivent durer éternellement…
 

 

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