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La communicabilité des actes d'état civil

Actes et mentions
Mis à jour le 12 juillet 2021
Focus
La communicabilité des actes d'état civil
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La tenue des registres d’état civil constitue une obligation pour les maires, en leur qualité d’officier d’état civil. Ainsi, les maires tiennent les registres, délivrent les actes demandés par les usagers, résidant ou non dans la commune, reçoivent les déclarations de naissance et les reconnaissances d’enfants, procèdent à la célébration des mariages, dressent les actes de décès et enregistrent la mise à jour des actes d’état civil en fonction des événements modifiant l’état ou la capacité des personnes.

Les données personnelles enregistrées par les services d’état civil, à l’occasion de l’établissement ou de l’actualisation d’un acte, ne doivent être utilisées que pour l’accomplissement des missions dont sont investis les maires en leur qualité d’officier d’état civil. Ces données ne peuvent être communiquées qu’aux destinataires habilités à en connaître (administrations, délégataires ou particuliers qui en font la demande) en vertu des dispositions légales, dans les conditions et pour les finalités prévues par celles-ci.

Les actes d’état civil sont établis sur papier, selon des procédés manuels ou informatisés (mais obligatoirement signés de façon manuscrite). Ils sont inscrits dans chaque commune, sur un ou plusieurs registres tenus en double exemplaire. Ces registres et les données qu’ils contiennent doivent être conservés dans des conditions garantissant leur sécurité (confidentialité, intégrité, disponibilité) et le respect des dispositions légales applicables. Les registres d’état civil sont clos et arrêtés par l’officier d’état civil à la fin de chaque année. Un des exemplaires est déposé aux archives de la commune, l’autre est versé au greffe du tribunal de grande instance dans le mois de leur clôture, sauf en cas de mise en place d’une gestion informatisée répondant aux caractéristiques fixées par le décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil, qui dispense d’élaborer les registres en double exemplaire. L’exemplaire déposé aux archives de la commune est conservé dans les conditions prévues par le Code du patrimoine aux articles L. 212-11 et L. 212-12. L’exemplaire déposé au greffe du tribunal de grande instance est conservé pendant un délai de soixante-quinze ans avant versement aux archives départementales.

Le décret du 6 mai 2017 précité apporte de nombreuses précisions sur la délivrance des copies intégrales et des extraits des actes de l’état civil.

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