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La création de plates-formes d’instruction des demandes de passeport : une modernisation de l’État rapide mais peu concertée

Démarches et formalités administratives
Mis à jour le 11 août 2016
Focus

Le ministère de l’Intérieur, profitant du processus entièrement dématérialisé d’instruction des demandes de passeport, s’est engagé depuis septembre 2014 vers une centralisation de ces opérations au niveau régional – sauf pour l’Île-de-France. La plate-forme de Metz pour la Lorraine est la première opérationnelle depuis le 24 septembre 2014. Majoritairement, le site d’instruction régional est situé dans le chef-lieu d’un canton et non pas de la région. Cette réforme devrait permettre, d’ici fin mai 2015, d’harmoniser et d’améliorer les processus et la qualité de service à l’usager. Le déploiement de cette réforme, menée rapidement, a fait l’objet de peu de communication par le ministère à l’égard des 2 091 mairies, points de recueil des demandes. Or, si les incidences pour les usagers sont faibles, les conséquences pour les mairies nécessitent plusieurs ajustements tant sur les procédures que sur les modes de communication.

1. Une réforme transparente pour les usagers
 
Le périmètre de cette réforme étant circonscrit au passeport de droit commun et aux passeports de mission, l’usager continue de se rendre en mairie, point de recueil des demandes de passeport. En cas de nécessité, pour les besoins de l’instruction des demandes, les préfectures et sous-préfectures demeurent compétentes pour recevoir les usagers. Ces dernières continuent, par ailleurs, de recevoir et instruire les demandes de passeports temporaires dits « d’urgence » et les passeports de service.
 
Le seul élément perturbateur pour les usagers provient des délais de production qui peuvent s’allonger dans les périodes de bascule. En effet, les préfectures sont invitées à avoir le moins possible de dossiers en instance avant l’ouverture de leur plate-forme. Or, le personnel préfectoral dans la plupart des cas est déjà redéployé, ce qui peut générer un ralentissement de la capacité de traitement des dossiers. En outre, l’Agence nationale des titres sécurisés (ANTS) est contrainte à des mises à jour régulières pour adapter l’application informatique à ce nouveau routage des demandes. Ces interventions nécessitent parfois la fermeture de l’application durant plusieurs jours et donc l’interruption de la production de passeports. Les mairies doivent donc rester prudentes dans la communication du délai d’obtention d’un passeport.
 
2. Des aménagements nécessaires pour les mairies
 
Cette centralisation n’est pas anodine pour les mairies, puisqu’à des niveaux d’importance différents, elle impacte les tâches à effectuer ou pièces à exiger.
 
L’un des objectifs de la réforme est l’harmonisation des pratiques des préfectures. La mise en place des plates-formes met à jour le différentiel important de modes d’instruction des passeports entre les départements. Les domaines liés aux justificatifs de domicile et à l’autorité parentale sont particulièrement touchés. Ainsi, des documents qui pouvaient jusqu’alors être acceptés par la préfecture – et donc toujours d’actualité pour les cartes nationales d’identité –, tels que des fiches de paie, des attestations d’assurance maladie, ne le sont plus par la plate-forme. Le dépôt de dossier pour un mineur peut également poser quelques difficultés en cas de séparation des parents puisque certaines plates-formes exigent une copie du titre d’identité de chaque parent. Or, la demande de passeport est un acte usuel de l’autorité parentale qui peut être effectué par chacun des parents individuellement sans présenter de preuve de l’accord de l’autre parent.
Un long travail de mise à jour et de fiabilisation juridique des fiches procédure des plates-formes doit être engagé. Pourtant, force est de constater que face à la rapidité du déploiement de cette réforme, la direction des Libertés publiques et des Affaires juridiques (DLPAJ) ne semble pas avoir été consultée en amont sur la validation des fiches actuellement diffusées par chacune des plates-formes.
 
L’autre conséquence pour les communes est purement matérielle mais conduit à un changement des pratiques. En effet, actuellement, les mairies transmettent l’intégralité des dossiers papier à la préfecture. Avec l’instauration des plates-formes, elles doivent réduire leurs envois aux seuls actes d’état civil originaux en reportant sur ces derniers le numéro du passeport et la date de délivrance. Le reste du dossier (CERFA et autres pièces justificatives) est rendu à l’usager avec la mention « utilisé » inscrite et les timbres oblitérés.
 
3. Des relations différentes entre services préfectoraux et communes ?
 
L’installation d’un lieu d’instruction dissocié du ressort territorial de la préfecture instaure une rupture dans le mode de communication jusqu’ici adopté entre commune et corps préfectoral.
 
D’une part, la régionalisation de l’instruction instaure un lien bien plus distant avec les communes, voire conduit à une dépersonnalisation des relations entre les services. Le système précédent ouvrait la possibilité aux communes d’avoir parfois un chef de service identifié en préfecture ou sous-préfecture, une ligne téléphonique directe ou une adresse mail individuelle pour discuter d’un dossier précis ou d’un point de droit identifié. Certaines préfectures organisaient des réunions d’information, des formations permettant des échanges entre les agents directs qui recevaient le public et ceux qui instruisaient les demandes.
 
Le lien semble aujourd’hui moins naturel et plus éloigné puisque distinct du département, parfois par choix affirmé pour valoriser certains sites au sein des régions. C’est ainsi que Foix dans l’Ariège devient l’interlocuteur unique des 118 communes équipées de dispositifs de recueil dans la région Midi-Pyrénées (dont seulement 11 communes de l’Ariège) alors que les deux tiers des 130 000 dossiers viennent de la Haute-Garonne.
 
D’autre part, les mairies ont pour instruction de ne communiquer que par courriel avec ces plates-formes, ce qui nécessite de mettre en place, au sein des mairies, des messageries génériques spécifiques à ce domaine et de s’assurer d’une relève quotidienne par des agents attachés au service des passeports puisque les demandes de compléments de dossiers, les informations liées aux dispositifs de recueils et les fiches procédures transitent par ce biais.
 
L’objectif de rationalisation des moyens de l’État est particulièrement apparent dans cette réforme. Même si à terme, une harmonisation des procédures semble plus facile à obtenir avec une trentaine de sites qu’avec l’ensemble des préfectures et sous-préfectures, un élément interroge sur la qualité du service rendu à l’usager. En effet, la plus petite plate-forme est constituée de 3 agents (Guéret pour le Limousin) et la plus grande de 29 agents (Saint-Étienne pour Rhône-Alpes). Or, lorsque 12 agents sont en charge, comme à Agen pour l’Aquitaine, de 150 000 passeports par an pour 110 communes, même s’ils sont volontaires et formés, ils sont soumis à des normes de productivité importantes qui interrogent sur leur stabilité sur le long terme en matière de tenue des délais et de qualité de l’instruction en cas d’absence prolongée d’une partie du personnel. Là où certaines préfectures avaient comme marge d’ajustement une autre équipe dédiée aux cartes nationales d’identité, les plates-formes semblent, pour certaines, bien fragilisées par leur isolement et leur spécialisation.
 

 

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