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Petit tour des opérations des tous premiers jours de l’année en matière d’état civil

Services d’état civil
Publié le 7 janvier 2014
Focus
Petit tour des opérations des tous premiers jours de l’année en matière d’état civil
© Fotolia

Le début d’année est toujours un peu frémissant de bonnes résolutions, c’est donc une période propice aux opérations soit de clôture de l’année écoulée, soit de préparation de celle qui vient de s’ouvrir. En matière d’état civil, un certain nombre de tâches précises sont à effectuer pour terminer l’année afin de conserver et transmettre les informations pour l’avenir (1), d’autres relèvent de l’anticipation et de la préparation de l’année tout juste entamée afin d’assurer sereinement cette période charnière pour les élus comme pour les services (2).

1. Le traitement des registres de l’année écoulée
 
1.1. La vérification et la clôture des registres
 

La première des opérations consiste dans la vérification des feuillets des deux jeux de registres (mairie et greffe), un par un, pour s’assurer que chaque acte est bien signé, que les mentions apposées dans l’année le sont également. Si des anomalies apparaissent, il convient alors soit de se rapprocher du parquet civil pour appliquer des instructions adéquates aux cas rencontrés, soit de procéder directement aux modifications nécessaires (par exemple l’omission d’apposition d’une mention). Cette attention portée à chaque feuillet est également nécessaire pour s’assurer de la continuité des numéros de série et d’actes. Toute rupture dans la numérotation doit pouvoir trouver une explication : un acte annulé par décision de justice (par exemple une adoption plénière), pour une erreur matérielle (par exemple un acte biffé). Si les numéros de feuillets ne se suivent pas en raison d’une rupture de série ou d’une simple erreur dans leur manipulation (comme une inversion de feuillets entre le jeu greffe et le jeu mairie), il convient de le mentionner dans le procès-verbal d’ouverture.

Aux termes de l’article 10 du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil, les registres doivent être clos et arrêtés par l’officier d’état civil à la fin de chaque année.

Le procès-verbal de clôture des registres doit énoncer le nombre d’actes inscrits et être rédigé sur chaque registre immédiatement après le dernier acte, sans laisser de blanc. La rubrique 49 de l’IGREC indique plusieurs formules de clôture de registres selon qu’il existe plusieurs tomes ou non précisant que même un seul procès-verbal peut être établi en fin d’année pour l’ensemble des tomes, après le dernier acte. Il sera alors indiqué une formule reprenant les prénoms, nom et qualité de l’officier d’état civil et l’arrêt du présent registre comprenant X nombre d’actes par catégorie (et par tome) ; le lieu, la date et enfin, la signature de l’officier d’état civil.

La clôture peut être signée par un officier d’état civil ayant reçu délégation du maire.

 

1.2. La réalisation des tables annuelles
 

Le décret relatif à l’état civil précité indique, dans ses articles 17 à 23, que les tables annuelles sont dressées sur un registre distinct dans le mois qui suit la clôture des registres des naissances, mariages et décès, c’est-à-dire courant janvier de l’année N+1.

Si les tables sont établies dans un seul registre, elles recensent séparément, les unes à la suite des autres : les naissances, les reconnaissances, les adoptions ; les mariages ; les décès et les actes d’enfant sans vie. Elles ne doivent comporter qu’un nom par ligne.

Viennent s’ajouter, sur la table annuelle des naissances, à leur place par ordre alphabétique, les références des actes de naissance des enfants nés dans une commune extérieure, mais dont les parents étaient domiciliés dans la commune, à la date de la naissance.

 
1.3. La reliure des registres
 

Pour les communes de plus de 5 000 habitants ayant une activité liée à l’état civil importante, il est recommandé de préparer les deux jeux de registres de l’année écoulée pour la reliure. Il est alors intéressant de laisser quelques feuillets vierges en fin de registre pour les futures mentions et de s’assurer qu’il n’y a pas de demande de rectification/reconstitution d’acte qui pourrait différer la confection de la reliure le temps du retour de la décision.

Si les registres de l’année écoulée comportent un nombre de pages restreint, les communes peuvent, sur avis conforme du parquet, faire procéder à la reliure des registres lorsque le nombre de feuillet sera suffisant pour constituer un volume de taille normale. Il peut donc se passer plusieurs années entre l’ouverture des registres et leur reliure.

Cette reliure tardive ne dispense pas du versement annuel au greffe du tribunal de grande instance du jeu réservé qui sera alors simplement broché.

Le début d’année est également propice à l’inventaire des registres plus anciens qui doivent faire l’objet d’une restauration en fonction de leur état d’usure. L’avantage de cet état des lieux annuel se situe dans la planification des opérations de restauration souvent onéreuses et entraînant une indisponibilité du registre restauré durant plusieurs semaines.

1.4. Le dépôt des registres et des pièces annexes
 

Le dépôt des registres est effectué dans le mois qui suit leur clôture ; l’un des exemplaires est conservé à la mairie, l’autre exemplaire est déposé au greffe du tribunal de grande instance. L’article 7 du décret précité vise également les pièces qui, annexées aux actes de l’année, doivent suivre les registres au greffe du tribunal de grande instance.

Sont considérés comme pièces annexes tous les documents ayant permis d’établir un acte d’état civil, les pièces constituant le dossier de mariage ainsi que les procurations.

Il convient a minima de rappeler que ces pièces annexes sont très diverses et que leurs présentations suivent quelques règles notamment pour les dossiers de mariage et les transcriptions de jugement d’adoption plénière (lire notre focus, « Mystérieuses pièces annexes de l’état civil… »).

 
1.5. L’archivage des registres et autres documents liés à l’état civil
 

La loi n° 2008-696 du 15 juillet 2008 a ouvert un statut différent aux actes d’état civil de plus de 75 ans. Il convient donc d’avoir une organisation ad hoc pour suivre les années qui deviennent consultables (voire accessibles par internet pour les mariages et les décès) et d’informer tous les membres du service du traitement particulier des actes antérieurs à 1947.

Bien des mairies conservent les actes pendant 100 ans voire 120 ans, avant de les verser aux archives départementales ou communales. Il convient donc en début d’année, selon les règles internes fixées, de préparer les bordereaux de versement et de transférer les registres concernés.

L’archivage concerne également nombre de pièces annexes aux actes d’état civil qui n’auraient pas été transmises au greffe et qui sont conservées en mairie durant 5 ans avant versement aux archives pour élimination. Il convient donc également de préparer les liasses et les bordereaux en précisant les références aux actes concernés et les dates d’élimination prévues par les textes.

Ces opérations permettant de clôturer l’année sont à réaliser durant le mois de janvier alors que s’ouvre la nouvelle année, qui, elle, doit avoir été préparée plus en amont.

 
2. La préparation de l’année qui s’ouvre
 
2.1. L’ouverture des registres
 

Les feuillets de l’année sont commandés bien à l’avance, l’année précédente auprès de l’imprimerie des timbres-postes et des valeurs fiduciaires (ITPVF nommée Phil@poste depuis 2006). Un découpage géographique a été mis en place et chaque zone a un créneau précis de 2 mois pour effectuer la commande.

Pour les mairies disposant d’une activité liée à l’état civil relativement importante, il peut être conseillé de placer préalablement au crayon-papier le numéro de l’acte que chaque feuillet devrait recevoir.

Cette précaution permet d’attirer l’attention de l’officier d’état civil à chaque dressé d’acte sur la bonne adéquation entre le feuillet et le numéro d’acte.

Les séries sont ensuite réparties par type de registre, en deux jeux distincts. Chaque rupture de série sera relevée pour indication dans le procès-verbal d’ouverture.

Celui-ci est dressé par l’officier d’état civil et indique, selon l’article 6 de l’arrêté du 22 février 1968, les numéros des feuilles contenues dans le registre ouvert et ceux des feuilles composant le deuxième exemplaire du registre. La rubrique 41 de l’IGREC propose une rédaction imposant les nom, prénoms et qualité de l’officier d’état civil, le type de registre ouvert, le nombre de feuillets ainsi que les feuillets manquants. Ce procès-verbal pourra aussi être modifié par l’officier d’état civil, si en cours d’année, des feuillets venaient à être détruits ou ajoutés.

Dans la pratique, il n’est pas rare que l’ouverture des registres soit établie après l’établissement du dernier acte desdits registres. En effet, cela permet d’éviter des ratures et surcharges en cas de remplacement de feuillets en cours d’année.

2.2. L’anticipation des évènements de l’année
 

Si des élections municipales sont prévues en cours d’année, elles peuvent impliquer un changement de l’équipe municipale et, en conséquence, une possible modification de la charte graphique, de l’organisation des services et de la disponibilité des élus. Il est donc prudent de ne pas engager de commandes en grand nombre de livrets de famille ou autres documents diffusables et adaptés aux élus actuels de la commune.

Les élections ont également un impact sur la programmation des mariages : il faut notamment éviter de prévoir un mariage entre le vendredi et le dimanche suivant le scrutin puisque l’installation du conseil municipal doit se produire dans ce même laps de temps. Si un mariage est d’ores et déjà programmé, il convient de bien analyser la chronologie des évènements pour anticiper sur les aspects logistiques (la salle des mariages est parfois commune avec la salle du conseil) et sur la disponibilité et la compétence des élus présents : jusqu’à l’élection du nouveau maire par le conseil municipal, c’est « l’ancien » exécutif qui sera compétent pour procéder aux cérémonies de mariage.

La préparation d’une année et sa clôture est une partie du travail de l’officier d’état civil méconnue car éloignée de l’accueil du public et du dressé des actes. Elle est pourtant nécessaire à la bonne exécution des missions liées à l’état civil, à la validité juridique et à la pérennité des actes dressés dans le courant de l’année. Les bonnes résolutions existent aussi pour encourager aux tâches les moins valorisantes et à la mise en place de procédures qui permettent de fiabiliser le fonctionnement du service… alors, courage !

 

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