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Le maire a-t-il la possibilité de numériser les registres de la commune par ses propres moyens (scanner et logiciel état civil) sans passer par une société extérieure ?

Actes et mentions
Publié le 2 mars 2016 - Mis à jour le 18 juillet 2016
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Le maire a l’obligation de conserver en mairie soixante-quinze années de registres mais pour des raisons évidentes de mise à jour et de délivrance de copies et d’extraits d’actes, les registres restent fréquemment en mairie pendant au moins cent ans, comme précédemment.

La rubrique n° 65 de l’instruction générale relative à l’état civil indique qu’il incombe aux officiers de l’état civil d’assurer, sous leur responsabilité, la conservation des registres de telle sorte qu’ils ne subissent aucune altération.
 
Si le support papier reste le seul légalement obligatoire, rien n’empêche une mairie de mettre en place une copie informatique des actes qu’elle détient. En effet, une manipulation répétée des registres peut être source de dégradation. Le système informatique permet d’en garantir une meilleure conservation.
 
Deux procédés sont possibles et les plus fréquemment utilisés :
  • la reprise informatique des actes : l’ensemble des données sont enregistrées manuellement dans un fichier qui permettra d’éditer selon les besoins des extraits avec ou sans filiation et des copies intégrales ;
  • la numérisation : il s’agit d’un procédé optique qui permet la création d’une image à partir d’un acte. Ce système nécessite une manipulation supplémentaire qu’est l’indexation, c’est-à-dire qu’il est établi un lien entre le fichier numérisé et l’acte concerné afin de faciliter les recherches.
Aucun texte n’oblige les mairies à recourir à ce type de procédés. Dès lors, elles ne sont pas tenues de s’adresser à des sociétés spécialisées et peuvent très bien effectuer les manipulations elles-mêmes si elles ont les moyens matériels adaptés.
 
Sources :

 

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