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La numérisation des archives : au-delà de l'enjeu financier, une opportunité de rapprocher administration et usagers

Services d’état civil
Publié le 3 juin 2015 - Mis à jour le 11 août 2016
Veille juridique

La consultation des actes d'état civil de moins de 75 ans est interdite aux tiers. La consultation des actes de plus de 75 ans est autorisée, mais uniquement dans des conditions qui garantissent leur conservation, ce qui rend utile leur numérisation. Les choix des communes ou des départements qui gèrent les archives diffèrent à cet égard, mais donnent de nombreux exemples de bonnes pratiques.

Le premier impératif est d'assurer la conservation des registres d'état civil. Si les départements bénéficient d'infrastructures et de personnel dédiés pour les services d'archives départementales, tel n'est pas toujours le cas dans les communes. D'autant que les communes de moins de 2 000 habitants doivent conserver 150 ans de registres. La numérisation des registres permet d'assurer la consultation par tous des copies numériques tout en préservant les originaux de toute dégradation liée à leur manipulation.
 
La numérisation a toutefois un coût important, que toutes les collectivités ne peuvent pas assumer. Par exemple, la numérisation des archives du département de la Charente a coûté 500 000 euros et a pris un tour particulier lorsque le conseil départemental est revenu sur son choix de rendre la consultation payante. Face à l'opposition des associations de généalogistes, la consultation est de nouveau gratuite.
 
Pour trouver l'équilibre entre le coût du service et son accessibilité, d'autres collectivités ont suivi un raisonnement plus en amont. Plutôt que de passer un marché pour acheter la prestation de numérisation, elles ont ouvert leurs archives à des généalogistes qui ont numérisé les archives gratuitement. Ce travail bénévole doit cependant rester cantonné à certaines limites.
 
La première borne est que, comme en dispose le décret du 3 août 1962, la consultation des originaux des archives n'est permise qu’aux agents de l’État habilités à cet effet et aux personnes munies d’une autorisation écrite du procureur de la République. La seconde porte sur le caractère bénévole de l'action : rémunérer les associations ou les particuliers qui font ce choix entraîne la qualification d'un marché public. Certes, si le prix à payer pour la collectivité est inférieur à 15 000 euros HT, il n'est pas soumis à des procédures de publicité ou de mise en concurrence strictes, mais la collectivité doit toutefois respecter les impératifs de liberté d'accès, d'égalité des candidats et de transparence de la procédure.
 
Reste que confier ces travaux à des associations de généalogistes ou à des particuliers passionnés relève d'une logique nouvelle mais fondée : alors que les administrés deviennent des usagers qui exigent un service public, leur participation à l'amélioration du service à titre bénévole traduit une implication utile dans la vie locale.

 

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