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La restauration des registres d’état civil avant leur numérisation : une procédure et des règles techniques à respecter

Services d’état civil
Publié le 2 décembre 2015 - Mis à jour le 6 juillet 2016
Veille juridique

La commune de Luxeuil dans le Nord-Est de la France a fait appel à un professionnel relieur pour restaurer ses registres d’état civil qu’elle conserve depuis 1903. Ce travail de restauration est opéré dans l’optique de numériser ensuite les registres afin de mieux les conserver. L’occasion pour nous de revenir sur les règles relatives à la conservation et la restauration des registres d’état civil.

Souvent, la numérisation des données d’état civil est prise en charge par les archives départementales, notamment pour les archives des registres qu’elles conservent. En effet, pour rappel, les registres et les tables de moins de 100 ans sont conservés en mairie. Les communes de moins de 2 000 habitants doivent verser aux archives leurs registres de 150 ans, sauf dérogation préfectorale pour conserver des registres plus anciens. Les communes de plus de 2 000 habitants peuvent, quant à elles, soit conserver tous leurs registres de plus de 100 ans, soit déposer aux archives départementales ceux de plus de 150 ans après délibération du conseil municipal.
 
Cependant, afin de procéder à cette numérisation de la meilleure façon possible, les communes peuvent tout d’abord souhaiter procéder à la restauration de leurs registres abîmés. Le maire et ses adjoints, en tant qu’officiers d’état civil, ont en effet l’obligation de tenir et de conserver les registres de l’état civil. À cette fin, la reliure de ces registres fait l’objet de règles spécifiques recensées dans les rubriques 50 et suivantes de l’IGREC du 11 mai 1999. La rubrique 52 précise ainsi que les registres endommagés par l’usage doivent être réparés et reliés, à la diligence de leur dépositaire et dans la limite des crédits disponibles et que les critères adoptés en matière de reconstitution des registres s’appliquent aussi à leur restauration.
 
Une procédure particulière et des règles techniques doivent donc être respectées. En effet, les opérations de restauration ne peuvent être envisagées qu’en cas de nécessité avérée afin notamment d’assurer la consolidation matérielle de supports dégradés, la préservation des écritures contenues dans les registres concernés ou encore d’assurer une consultation aisée de ces registres. Le traitement qui est alors effectué doit être réversible et le moins lourd possible. Cette opération doit également faire l’objet d’un devis et d’un cahier des charges qui doivent scrupuleusement être respectés par le prestataire. Quant aux règles techniques, elles sont détaillées dans le « manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives » élaboré par la Direction des archives de France qui préconise notamment l’utilisation de matériaux neutres ou permanents (respectant la norme ISO 9706).
 
Signalons enfin que les services d’archives départementales jouent un rôle de conseil auprès des mairies afin de les aider dans le choix des prestataires et des opérations à effectuer sur leurs registres endommagés.
 
Sources :

 

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