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Reliure des registres des communes : garanties de conservation exigées et clarification requise

Services d’état civil
Mis à jour le 12 juillet 2016
Veille juridique

Dans une question écrite à la Garde des Sceaux, le sénateur Charles Guené s’inquiète du « contexte d’imprécision » à propos des caractéristiques techniques des reliures des différents registres des communes (par exemple : reliures cousues, reliures par pressage/serrage ?), le risque pour les municipalités étant de « contrevenir aux dispositions réglementaires ». Afin de « prévenir tout contentieux », il demande à la ministre « d’apporter aux maires une définition technique claire ».

Se référant au décret n° 2010-783 du 8 juillet 2010 (modifications diverses du Code général des collectivités territoriales) et à la circulaire d’application (IOCB1032174C) du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes, confirmée par une note du directeur des archives de France du 18 octobre 2011, le sénateur rappelle que « la reliure exigée pour les registres de délibérations est une reliure traditionnelle cousue, confectionnée à partir de matériaux neutres et stables dans le temps, comme pour les registres d’état civil », les reliures par serrage n’étant pas autorisées, car n’offrant pas « les garanties de conservation requises ».
 
Le ministère précise cependant que les textes cités par le parlementaire ne concernent pas les registres des actes d’état civil, « dont la tenue relève exclusivement des dispositions du décret n° 62-921 du 3 août 1962, lequel « pose en son article 1er l’exigence d’une reliure en registre des actes de l’état civil établis sur feuilles mobiles », ceux-ci étant « préalablement reliés de manière provisoire avant toute reliure définitive généralement opérée lors de la clôture annuelle des registres », selon l’arrêté du 24 septembre 1962. Celui-ci prévoit en outre (paragraphes 34 et s.) que les classeurs provisoires destinés à recevoir les actes de l'état civil « doivent être conçus de telle sorte que les feuilles ne puissent aisément s'en échapper et que le système de fermeture ne détériore pas les feuilles qui y sont placées et ne risque pas de rendre plus difficile la reliure définitive », et recommande « l'emploi d'une reliure définitive permettant de garantir la solidité et la durabilité des registres ».
 
Au final, conclut le ministère, « les qualités requises tant pour la reliure définitive que pour les classeurs provisoires spécifiques aux actes de l'état civil seront à cet égard davantage précisées dans le cadre de la révision de l'instruction générale relative à l'état civil, actuellement en cours à la Chancellerie ».
 
Sources :

 

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