Lors de l’apposition de mentions de rectification, certains officiers d’état civil rectifient l’acte directement sur leur écrit de base (acte informatisé). En éditant cet acte ou extrait, il est sans erreur et la mention judiciaire n’est pas mentionnée. Ce procédé est-il légal ?
L’article 1er du décret n° 62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil donne aux officiers de l’état civil la possibilité d’utiliser des systèmes informatisés pour la tenue de l’état civil. Ces procédés permettent une plus grande souplesse dans le travail quotidien et préservent également les registres de trop nombreuses manipulations.
Mais l’utilisation d’un logiciel informatique ne doit pas amener l’officier de l’état civil à passer outre les règles d’établissement, de mise à jour et de délivrance des actes. La tenue de registres papiers reste une obligation, la version informatisée n’étant qu’une reproduction à l’identique de ces derniers.
Cela implique donc qu’il est interdit de délivrer des copies intégrales qui ne seraient pas en conformité avec l’acte authentique. Lorsqu’une mention de rectification est apposée sur le registre, elle doit obligatoirement apparaître sur la version informatisée et non être directement intégrée à celle-ci sans y faire référence.
Par contre, la modification est intégrée dans l’extrait de l’acte et la mention de la rectification n’est pas indiquée. Cette méthode est celle en vigueur pour les extraits d’actes manuscrits. L’IGREC liste, dans sa rubrique n° 199-1, les différentes mentions marginales qui doivent être soit reportées soit intégrées dans les extraits de naissance et de mariage.