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Tenue des registres et des actes par les agents de l’état civil : un métier à risque ?

Actes et mentions
Publié le 5 mai 2014 - Mis à jour le 27 janvier 2017
Focus

Le métier d’agent de l’état civil peut sembler, comme beaucoup de métiers administratifs, fait de procédures un peu désuètes en raison de leur sécularité. Parfois, de petites entorses aux règles sont tolérées, puis de petites habitudes sont prises pour soulager le poids du quotidien trop fastidieux et enfin ces petites tolérances individuelles se transforment en réelles irrégularités voire en fautes pénalement sanctionnées.

En effet, de nombreuses normes entourant l’état civil sont encadrées par des dispositions pénales, ce qu’ignorent nombre d’agents de l’état civil et peut-être même encore plus l’usager. Les procureurs, très clairement positionnés par la loi du 17 mai 2013 comme responsables des officiers d’état civil, commencent à voir surgir des requêtes en responsabilité de l’État liées à des manquements aux règles de l’état civil.

Il convient donc de rappeler que les « petites entorses » faites à la bonne tenue des registres et des actes peuvent avoir des conséquences graves (1) et qu’en cas de fautes constatées, une graduation des peines est prévue (2).

1. Les entorses à la bonne tenue des registres et leurs conséquences

La rubrique 67 de l’IGREC rappelle que les registres doivent contenir un procès-verbal d’ouverture et de fermeture contenant le nombre de feuillets utilisés et leur numéro de série. La numérotation de ces derniers doit être ininterrompue. Or, il peut arriver qu’au moment de l’édition d’un acte, un autre texte vienne s’inviter sur le feuillet en cas de partage de l’imprimante. Ou encore, une inversion entre les jeux de feuillets (naissance/mariage/décès et jeu procureur) peut se glisser lors du choix du feuillet. Certains agents pourraient être tentés de gratter le numéro du feuillet pour réécrire un numéro dans la continuité, de coller un autre feuillet sur celui qui a été malencontreusement imprimé ou encore de jeter ce dernier sans plus de précaution… Toutes ces idées sont bien évidemment à proscrire puisqu’elles entraînent des doutes sur le nombre d’actes contenus dans le registre et ainsi sur la disparition éventuelle d’actes par inadvertance, voire par fraude. Il est, en revanche, conseillé d’inscrire l’annulation d’un feuillet pour erreur matérielle, ou d’indiquer l’inversion de numéros dans le procès-verbal pour laisser une explication à la discontinuité de feuillets qui sera remarquée par la suite.
 
Certaines maladresses sont également régulièrement constatées, tel l’oubli de signature par l’officier d’état civil des actes et mentions. Or, cette signature donne la valeur authentique à l’acte. Sans elle, les informations contenues dans le registre n’ont pas de valeur probante, et l’effet des mentions peut être même remis en question. L’oubli du renvoi en fin de registre pour les mentions qui s’y trouveraient est également préjudiciable puisque les informations contenues par l’acte sont de fait incomplètes et l’agent qui délivre l’acte ne peut deviner qu’une mention manque. Il délivrera ainsi une copie incomplète. Enfin, concernant les mentions, il convient lors de leur apposition d’être tout particulièrement vigilant pour ne pas marier ou divorcer des personnes étrangères à l’acte ou de respecter strictement les instructions des Parquets en la matière en s’abstenant de regrouper plusieurs mentions en une grâce à une synthèse maladroite…
 
Il est également important de rappeler que l’envoi du second jeu de registre, même s’il n’est pas actualisé par la suite, revêt tout son intérêt en cas de dommages graves portés aux registres notamment par malveillance d’un usager ou incendie. Il existe en effet encore quelques petites communes qui n’ont jamais versé leur état civil depuis leur création, soit aux archives départementales, soit au TGI. Lorsque l’accident se produit, c’est tout l’état civil de plusieurs siècles qui disparaît avec une extrême difficulté pour reconstituer les événements, surtout si aucune sauvegarde informatique n’existe.
 
Dans la série des mauvaises pratiques connues, se trouvent le grattage d’acte, la surcharge, le gommage, l’usage de correcteur, de collage de papier sur le feuillet… Il s’agit souvent, pour le grattage, d’habitudes prises pour éviter de barrer des mots dans un acte de mariage que les témoins ont changé au dernier moment ou encore, lors de l’édition d’un acte de naissance, d’une lettre qui apparaît au mauvais endroit et d’une tentation forte de gratter, gommer plutôt que de procéder à une rature propre et à un renvoi approuvé. Pourtant, les règles de correction sont claires : la rubrique 102 de l’IGREC indique ainsi qu’il faut barrer proprement les mots indus, dénombrer le nombre de « mots rayés nuls », faire un renvoi et indiquer la modification. Cette correction ne peut se faire qu’au moment du dressé de l’acte, qu’en présence du déclarant puisque « les ratures et les renvois seront approuvés et signés de la même manière que le corps de l’acte » (D. n° 62-921 du 3 août 1962, art. 3). Les personnes qui se glissent dans cette mauvaise pratique oublient que le grattage implique par la suite un doute sur l’authenticité des informations contenues dans l’acte, voire rend l’acte inutilisable car paraissant falsifié. Ce grattage peut, en outre, avoir de graves conséquences pour le feuillet en lui-même puisque cette action fragilise le support au point de créer parfois une déchirure qui peut faire disparaître les données présentes sur l’acte au verso. Enfin, la méthode qui consisterait à faire signer des feuillets vierges pour éviter d’avoir à effectuer des modifications des éléments du corps de l’acte est bien évidemment à proscrire puisque les déclarants ou parties doivent signer un acte rédigé sur-le-champ et qu’ils sont garants des informations contenues.
 
Ces mauvaises pratiques, oublis ou manques de rigueur ont pour point commun d’altérer la valeur probante des registres et remettent en cause l’état des personnes. L’officier d’état civil engageant sa responsabilité en signant et certifiant leur copie conforme à l’original, plusieurs dispositions prévoient des sanctions selon la gravité des irrégularités.

2. La graduation des peines en fonction des fautes commises

Certaines petites infractions sont méconnues, tel le non-respect du délai d’apposition de 3 jours qui peut entraîner une amende de 3 à 30 euros (C. civ., art. 50). La même peine est prévue en cas de défaut de publication des bans selon les règles édictées par l’article 63 du Code civil.
 
D’une manière plus globale, l’article R. 645-3 du Code pénal rappelle que l’officier d’état civil ou toute personne ayant reçu délégation qui contreviendrait aux dispositions réglementaires concernant la tenue des registres et la publicité des actes de l’état civil, encourt une amende de 5e classe, à savoir jusqu’à 1 500 €. La même peine est prévue en cas de délivrance d’un livret de famille non conforme aux textes.
 
Enfin, pour les cas les plus lourds tels que les modifications « sauvages », le délit de faux en écriture publique pourrait être retenu sous certaines conditions, notamment de conscience, de volonté de frauder. Or, lors de ces modifications irrégulières (une lettre, un sexe, une date…) parfois faites sur l’application informatique plusieurs mois après la rédaction de l’acte, une enquête pénale pourra être diligentée pour séparer le cas de la méconnaissance et celui de la fraude. Ainsi, à vouloir parfois arranger l’usager qui a besoin de son acte rapidement sans en référer au Parquet, l’agent peut être amené à modifier sous informatique l’acte et à délivrer un extrait différent de l’acte contenu dans le registre, les copies intégrales et le livret de famille détenus par l’usager. Les annulations d’actes sont également à surveiller, car l’absence de rigueur peut entraîner un acte annulé matériellement (biffé) en raison de la non-présentation des époux par exemple et un acte qui perdure sous sa version informatique et éventuellement délivrable en toute bonne foi… Ces modifications sauvages, ces délivrances indues pourraient avoir, en cas de conscience et de volonté de frauder, de lourdes conséquences pour l’agent. En effet, l’article 441-4 du Code pénal prévoit que les peines sont portées à quinze ans de réclusion criminelle et à 225 000 euros d'amende lorsque le faux ou l'usage de faux est commis par une personne dépositaire de l'autorité publique ou chargée d'une mission de service public agissant dans l'exercice de ses fonctions ou de sa mission.
 
Outre les sanctions pénales encourues par l’agent qui altérerait, créerait un faux dans les actes ou inscrirait des informations sur une feuille volante, il convient de rappeler que des dommages-intérêts peuvent également être accordés pour dédommager un usager victime d’une de ces malfaçons. L’agent pourra également subir, selon la gravité des fautes, leur récurrence, l’intention frauduleuse ou non, des sanctions disciplinaires plus ou moins lourdes, prononcées par son employeur. Enfin, parce que l’état civil concerne avant tout des personnes, l’agent doit également avoir à l’esprit que les usagers encourent aussi des sanctions pénales lourdes en cas d’usage d’un autre nom que celui assigné par l’état civil ou d’usage du faux pour obtenir des droits.
 

 

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